Wie man ein TEAM-EVENT organisiert

Zwei Köpfe sind besser als einer, und ein großartiges professionelles Team ist besser als ein Duo. Um eine Veranstaltung auf die Erfolgsspur zu bringen, braucht man engagierte Menschen, die bereit sind, ihre Erfahrung, Zeit und ihr Wissen in die Organisation der Veranstaltung zu investieren.

Ob es sich nun um ein kleines Meeting oder eine Großveranstaltung handelt, die Erfahrungen der Teilnehmer hängen von denen ab, die die Veranstaltung leiten. Lassen Sie uns sehen, wie man ein Traum-Event-Team organisiert, das Sie am großen Tag nicht im Stich lässt.

Dieser Beitrag wurde von CANYOUBEATME Team-Event Berlin verfasst.

Warum müssen Sie ein erfolgreiches Veranstaltungsteam organisieren?

Der Aufbau eines Veranstaltungsteams kann von den Erfahrungen der Teilnehmer in vielerlei Hinsicht profitieren:

  • Fehlerbehebung: Ereignisse laufen nicht immer reibungslos ab, auch wenn Sie einen Masterplan in der Tasche haben. Erfahrene Mitarbeiter, die die Veranstaltung leiten, helfen Ihnen, Probleme schnell und effizient zu lösen, und sie bringen auch einige Arbeitsideen zusammen, die Ihnen helfen, ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden.
  • Kein Stress: Leistungsstarke Eventveranstalter haben gelegentlich Stress bei der Vorbereitung von Veranstaltungen. Indem Sie die Möglichkeit haben, einige Aufgaben an andere Teammitglieder zu delegieren, können Sie den Druck erheblich reduzieren und eine positive Atmosphäre aufrechterhalten.
  • Lernen: Teamarbeit fördert den Wissensaustausch und das Lernen aus den Fehlern des anderen. Natürlich kann eine Person nicht Experte in allen Bereichen sein, die mit der Organisation der Veranstaltung zusammenhängen. Deshalb bedarf es der Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen, um eine professionelle Vorbereitung auf den gesamten Anlass zu gewährleisten.
  • So wie Sie den Schreibstil Ihres Lieblingsautors erkennen, können Sie auch die Arbeit eines Veranstaltungsplaners erkennen, wenn Sie allein arbeiten. Kollektives Denken und Teamarbeit machen Veranstaltungen einzigartig.
  • Beschleunigen: Da jedes Teammitglied seinen eigenen Zeitplan und seine eigenen Fristen hat, können Sie eine Veranstaltung viel schneller organisieren und verwalten, als Sie es allein hätten tun können.

Team und Rollen

Nehmen wir an, Sie sind ein Visionär, der Schöpfer der Veranstaltungsorganisation. Ihr Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Prozesse des Eventmanagements und der Veranstaltungsplanung von den Mitgliedern des professionellen Teams unterstützt werden.

Um ein Traumteam zu bilden, denken Sie in Form von speziellen Event-Komitees, die für die Aufgabenstellungen verantwortlich sind, und legen Sie dann die Rollen des Veranstaltungsteams fest.

Konsultieren Sie diese vorgeschlagenen Ausschüsse, die Sie zur Verwaltung einer Veranstaltung einrichten können:

Teamleiter:  Du kannst diese Person den Elternteil der Veranstaltung, den Zeremonienmeister oder einen anderen eleganten Namen nennen. Fazit: Es sollte immer eine Person geben, die die Verantwortung dafür übernimmt, wie es läuft und die den Abschluss der Hauptoperationen überprüft.

Die Personen, die zu dieser Staffel gehören, müssen die volle Kontrolle über die Aktivitäten der Veranstaltung übernehmen, von der mündlichen Sitzung bis zum Catering. Um die Aufgaben spezifischer zu gestalten, weisen Sie die Verantwortlichkeiten der numerischen Steuerung der Teilnehmer, der Menüentwicklung und der Terminierung von Aktivitäten verschiedenen Personengruppen zu.

Kreativkomitee: Um Ihre Veranstaltung zu einem Star zu machen, müssen Sie auf visuelle Effekte, Online-Promotion und Interaktion mit den Teilnehmern achten. Stellen Sie ein Team von Fachleuten zusammen, um mit der Presse zu kommunizieren, Websites und Bilder zu erstellen. Dies hilft dir, eine Zukunft für die Veranstaltung aufzubauen.

Operative Verbindungen. Um den Implementierungsteil zu stärken, müssen Sie effiziente Aktivitäten wie Teamaufbau, Reinigung und Unterstützung der Teilnehmer ermöglichen. Dieser Abschnitt ist der große Zielsektor für Freiwillige bei Veranstaltungen, da die meisten operativen Aufgaben nur minimale Schulungen erfordern.

Finanzausschuss: Die Verwaltung von Zahlungen und Budgets stellt eine separate Kategorie von Aufgaben dar. Durch ein intelligentes Finanzmanagement können Veranstaltungsplaner das Beste aus dem Veranstaltungsbudget herausholen und Einnahmen für ihre Kunden generieren.

Obwohl jedes der oben genannten Komitees mindestens eine Person benötigt, um die Aufgaben zu leiten, ist der Einsatz von automatisierten Event-Management-Plattformen eine großartige Lösung, um die Teambeteiligung zu minimieren, ohne den Erfolg der Veranstaltung zu beeinträchtigen.

Rollenverteilung für Team-Event

Verwalten Sie Ihr Veranstaltungsteam

Schlechte Kommunikation und mangelndes Verständnis können selbst der Struktur des größten Teams der Veranstaltung schaden.

Sowohl bei kleinen als auch bei großen Teams können Sie die Leistungsfähigkeit digitaler Tools nutzen, um einen sinnvollen Dialog zu führen, insbesondere wenn einige Teammitglieder nicht an einem persönlichen Gespräch teilnehmen können.

Wählen Sie eine Plattform mit einer Online-Workflow-Management-Funktion, um den Status der Leistung Ihres Teams zu überprüfen, und eine Chat-Anwendung zur Kommunikation mit Teammitgliedern.

Wie man ein Veranstaltungsteam Schritt für Schritt organisiert

Um ein erfolgreiches Veranstaltungsteam zu entwickeln, braucht man eine Arbeitsstrategie. Erfahren Sie, wie Sie ein erstklassiges Eventmanagement mit mehreren Schritten sicherstellen können:

Ziele festlegen. Sehen Sie, worauf Sie sich bei jedem einzelnen Event konzentrieren sollten, und passen Sie die Teamstruktur entsprechend an.

Aufgaben analysieren: Um zu verstehen, welche Aufgaben von großen Teams geleitet werden sollten und welche von Software verwaltet werden können, sollten Sie eine Auswertung aller Eventaufgaben durchführen.

Stellen Sie die richtigen Leute ein: Überprüfen Sie, ob die Mitglieder des Veranstaltungsteams über die notwendige Erfahrung verfügen, um die zugewiesenen Aufgaben zu übernehmen.

Schaffen Sie eine gemeinsame Vision. Die Mitglieder des Kreativkomitees sollten die Ziele der Programmmanagement-Manager kennen. Um die Effizienz der Veranstaltung zu gewährleisten, sollte jedes Teammitglied die Mission der Veranstaltung verstehen und sich der endgültigen Ziele bewusst sein.

Bewerten Sie: Indem Sie Feedback zur Leistung des Teams geben, lernen Sie, was verbessert werden muss und geben den Menschen die Möglichkeit, ihre Erfahrungen zu erweitern.

Tipps zur Organisation eines Veranstaltungsteams

Zum Schluss genießen Sie einige saftige Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Teamarbeitsstrategie zu verfeinern:

Richten Sie KPI´s ein: Einige Fachleute haben nicht die Vision von persönlicher Entwicklung während der Arbeit im Team. Um die Mitglieder Ihres Veranstaltungsteams zu motivieren, in ihren Rollen zu wachsen, können Sie individuelle KPI-Sets erstellen.

Belohnen Sie ausgezeichnete Ergebnisse. Natürlich arbeiten einige Teamplayer viel besser als ihre Kollegen. Ignorieren Sie persönliche Leistungen, insbesondere bei großen Teams, nicht und überlegen Sie, die besten Ergebnisse zu loben, um eine bessere Leistung zu motivieren.